מקרה קשה של ביצה ותרנגולת בניהול הוא המקרה של הלחץ בסוף פרוייקט, או מכל סיבה כלשהיא של איחור בלו"ז, הרצון של ההנהלה בשליטה, והיכולת של הגוף המבצע (== המתכנת) לעשות את שניהם (לעבוד מהר וביעילות ולתת סטטוס).
יצא לי לעבוד לאחרונה במספר פרוייקטים שכללו 3 שעות (3-4 פגישות של חצי שעה עד שעה כל אחת, ועוד עדכונים שוטפים) של דיווחים. עם לא היו שעות נוספות, זה כמעט חצי יום עבודה שנעלם למטרת דיווחים על למה העבודה לא מתקדמת מהר מספיק.. ברור כשמסתכלים על זה ככה זה נראה מגוחך, אבל למה באמת זה קורה?
יש שתי סיבות לרצון ההנהלה לקבל דיווחים מדוייקים ושוטפים. אחת היא חוסר ביטחון בצוות (וצורך לבדוק על כל צעד ושעל האם הם עושים את הדבר הנכון) והשניה היא צורך אמיתי לקבל את הסטטוס כדי לנהל סיכונים, למצא צווארי בקבוק ולשחרר אותם, לתכנן ולסנכרן תוכניות ופרוייקטים מקביליים וכו'. אבל איך מנהלים את המערכתבצורה כזו שתפגע פחות בעבודה?
הדבר הראשון היא בחירה נכונה של צוות. זה לא משנה אם המנהל מרכיב את הצוות מאפס, מקבל צוות קיים או בונה אותו מחדש - המנהל חייב לבחור צוות שאפשר לבטוח בו. שום פיתוח רציני לא יכול לעבוד באמת אחרת. הצוות שהמנהל בונה צריך להיות צוות שאפשר, בין השאר, לבטוח בו שהוא עושה את המקסימום, עושה (בגדול, וברמה המקצועית) את הדבר הנכון. הפוסט הזה הוא לא על ניהול בכאוס, אז אני לא ארחיב בנקודה הזו. אם הביטחון בצוות נפגע, חייבים לטפל בזה כדבר ראשון - ואת זה צריך לתפוס לפני מצב החירום. בזמן שכולם לחוצים אי אפשר לבנות אימון (אם כי ניהול נכון של המשבר יכול לגרום לאימון לחזור אחרי המשבר).
בהנחה שבוטחים בצוות ובונים אותו בצורה הנכונה, יש מספר כללי ברזל שכדאי לשמור עליהם. אסור שאנשי צוות ישתתפו ביותר מדיון סטטוס אחד לפרוייקט ביום. אם צוות ההנהלה רוצה סטטוס מדויק זו אחריות ההנהלה להשתתף בפגישה יחד (ולא כל מנהל שיוצר פגישה לסטטוס אישי). לפגישה הזו צריך להתכונן - על ההנהלה לשאול את כל השאלות הפתוחות, ואם אפשר - להסביר מה סגנון התשובות המצופות (לא מה התוכן המצופה - אלא מהן המטריצות המעניינות, מה חשוב לכסות, תוכניות חילופיות וכו'). בצורה כזו הצוות הטכני יכול (וצריך) להגיע מוכן ולענות על הכל - להקטין את האוברהד על ההכנה לפגישה וגם את אורך הפגישה.
הצוות הטכני יכול ליעל את התהליך ע"י פעילות אקטיבית - ממילא הצוות צריך להסתנכרן עם עצמו, עם הלקוחות, עם הQA, וכו'. כדאי לכתוב מיילים מדוייקים של סטטוס (עדיף פעם ביום), כולל מה נעשה, מה המצב הנוכחי, מה התוכנית, ולשלוח לתפוצה הכוללת את כל הצוות הטכני אבל גם את ההנהלה המתעניינת. אם מנהל בכיר או מקביל מבקש להתערב, הוא מקבל במיידי את הסטטוס האחרון ומבין מה המצב הנוכחי - עצם הנוכחות של סטטוס אחרון תגביר את הבטחון שלו במצב. תפקיד ההנהלה לקרא את הסטטוס בעיון, ולא לרפרף. לא ייתכן מצב שמארגנים פגישה כדי לשאול על משהו שנענה בבירור בסטטוס במייל.
כדי לסכם, כמה נקודות שעל הצוות הטגני לעשות:
- היו ברורים במיילים. שלחו מייל מלא, ברור, הכולל מה נעשה, מה ההבנה של הבעיה כרגע, מה התוכנית.
- סמנו במייל אם יש פעילות שצריך לעשות ומי צריך לעשות אותה. אם יש הרבה אנשים בתכתובת והמייל ארוך, סמנו בבולד את השמות של האנשים שקיבלו משימה - זה עוזר למצא ולשים לב.
- השתמשו בלשון טכנית ולא אישית כדי שיהיה אפשר לקדם את המייל לאנשים מחוץ למעגל היום יומי שלכם ולא לכתוב מחדש.
- שלחו מייל באופן קבוע (כל יום, סוף יום, אמצע יום, וכו') ולא רנדומלית יום כן ויום לא. המנהל צריך לדעת שבסוף היום יש סטטוס מחכה, אחרת הוא יבקש פגישה.
- אל תפחדו להגיש שאתם תקועים - ומה אתם צריכים כדי להשתחרר.
- אל תפחדו להגיד מה אתם מנסים - אל תשארו כלליים ברמה שאי אפשר להבין ("מצאני בעיה חדשה ואנחנו מסתכלים עליה" אינו משפט טוב)
- כל עוד הפרוייקט אינו נגמר, שמרו על תכתובת הסטטוסים.
- אם יש צורך לעדכן בכמה מקומות (לדוגמא, מייל, מערכת באגים וכו') פשוט תעשו קופי פייסט. זה לא עולה יותר. אל תעדכנו במקום אחד ותשלחו את כולם לשם, לא כל מנהל מגיע למערכי בנתונים שהצוות הטכני משתמש בהם ביום יום. בנוסף, קופי פייסט יכריח אתכם להיות יותר ברורים בסטטוס.
- נסו לתת למייל הסטטוס כותרת קבועה או טמפלט קבוע (כמו "סטטוס פרוייקט X ליום 1.1.00).
על הצוות המנהל לעשות:
- בנו צוות שאפשר לסמוך עליו.
- קראו בעיון את מייל הסטטוס. לשאול אם צריך, לא לחזור על שאלות שנענו במייל.
- לפנות אישית אם צריך לשחרר אנשים מתקיעות.
- לא לקבוע יותר מפגישת סטטוס אחת ביום.
- מטרת המנהל היא לא להפריע לצוות הטכני - אם יש הרבה מנהלים והרבה פרוייקטים על המנהלים לסנכרן בינהם ולהגיע לפגישות של מנהלים אחרים.
- הסבירו לצוות הטכני מה מענין אתכם - תנו להם להכין את עצמם - אבל התרכזו במשמעות ולא בשאלות הקבועות - אתם לא רוצים לקבע את הצוות הטכני אלא להסביר.
- נסו להכיר את המערכות שהצוות הטכני משתמש בהם - לפעמים אפשר לקבל סטטוס ישר משם ולא צריך לחכות למייל היומי.
- תמיד תשאלו ותמיד תנסו לייעל את התהליך.
רשומות
